Secretaresse

Wat ga je doen?

Als secretaresse speel je een belangrijke rol in het goed functioneren van onze organisatie. Jij ondersteunt teamleiders en domeinmanagers en zorgt ervoor dat zij hun werk optimaal kunnen doen dankzij jouw overzicht, structuur en vooruitdenken.

Binnen gemeente Schagen werken verschillende secretaresses, ieder met een eigen aandachtsgebied. Waar een aantal collega’s zich richt op het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris, richt jij je samen met andere secretaresses volledig op het management. Je werkt nauw samen met teamleiders en domeinmanagers en beweegt je midden in de organisatie.

Je maakt deel uit van het team HR en Communicatie, binnen het taakveld bestuurs- en managementondersteuning.

Jouw werkzaamheden:

• Beheren van agenda’s van teamleiders en domeinmanagers: afspraken plannen, prioriteiten bewaken en overzicht houden;
• Voorbereiden van overleggen: agenda’s en stukken klaarzetten, ruimtes reserveren en praktische zaken organiseren;
• Beheren van mailboxen en zorgen dat vragen en acties tijdig worden opgepakt;
• Notuleren bij overleggen (op verzoek) en zorgen voor duidelijke vastlegging van afspraken en acties;
• Organiseren van bijzondere momenten, zoals bijeenkomsten, jubilea en interne activiteiten.

Wat breng jij mee?

 Bij gemeente Schagen kijken we vooral naar wat jij kunt en hoe jij werkt. Ervaring of een specifieke richting is minder belangrijk dan jouw competenties. Wel vragen we als functie-eis:

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4.

Naast deze opleiding zijn we ook benieuwd naar jouw manier van werken en hoe jij in de praktijk situaties aanpakt. Daarom maken we in de selectie gebruik van competentiegerichte vragen. Beantwoord onderstaande vragen (maximaal 150 woorden per vraag) met concrete voorbeelden, zodat wij een goed beeld krijgen van jouw aanpak:

1. Zelfstandigheid: beschrijf een situatie waarin je zelfstandig een probleem of vraagstuk hebt opgepakt en laat zien hoe je verantwoordelijkheid nam in je aanpak en keuzes.
2. Plannen en organiseren: beschrijf een situatie waarin je meerdere werkzaamheden of agenda’s tegelijk moest coördineren en hoe je daarbij prioriteiten stelde en overzicht hield.

Wat bieden wij?

• Salaris tussen € 3.206 en €4.499 bruto per maand (36 uur, schaal 8 Cao Gemeenten);
• Individueel keuzebudget van 17,05%, uit te betalen of in te zetten voor extra verlof;
• 28 verlofdagen per jaar bij een fulltime dienstverband;
• Ruimte en budget voor persoonlijke ontwikkeling;
• Tijd- en plaatsonafhankelijk werken: vanuit huis, het gemeentehuis of een andere locatie, in afstemming met je team.

Over de procedure

Zie jij jezelf al aan de slag gaan als secretaresse bij gemeente Schagen? Solliciteer dan vóór 28 februari.  Het eerste gesprek staat gepland op 10 maart en het tweede gesprek op 17 maart. Heb je eerst nog vragen over de functie? Neem dan gerust contact op met Liesbeth Koning, teamleider HR & communicatie, via 06 23 88 55 78